“Eventkommunikation einfach selbst machen!” Auf ein Bier mit einem Event App Erfinder

gigmit: Was ist Eventkommunikation und wofür brauche ich sie?

Eric Mischke: Egal wie großartig dein Event ist: wenn niemand davon weiß, kommt auch niemand. Du musst also über dein Event sprechen! Dabei gibt es verschiedene Phasen und verschiedene Ebenen der Eventkommunikation: Vor dem Event geht es primär darum Besucher zu gewinnen und Lust zu machen. Während des Events brauchen die Besucher womöglich Informationen, die für das komplette Eventerlebnis wichtig sind. Nach dem Event wollen Veranstalter oftmals Feedback oder Leads für zukünftige Events sammeln. Außerdem kann über die Kommunikation nach der Veranstaltung eine Verlängerung der Eventerfahrung erfolgen. Das ist Eventkommunikation – für mich einer der entscheidenden Faktoren, ob das Event ein Erfolg wird oder nicht.

Gibt es eine goldene Erfolgsregel?

Den Einen erreichst du über Plakate oder Flyer. Der Andere wird von Anzeigen und Werbung in Print und digitalen Zeitschriften angesprochen. Und der Dritte will ausschließlich online kontaktiert werden. Es gibt nicht die eine richtige Strategie. Wir sind alle Menschen und jeder von uns ist individuell. Daher ist es wichtig genau zu verstehen, wer deine Zielgruppe ist und wie du sie am Besten erreichst. Die Art der Information spielt auch eine Rolle: Manches kann gut über Aushänge vor Ort kommuniziert werden. Wichtigeres sollte vielleicht direkt von der Bühne kommen. Das Thema ist viel komplexer, als man auf den ersten Blick denkt.

Woher kam die Idee zu LineUpr?

Unser Mitgründer Norbert stand vor ein paar Jahren in der Neustadt, dem kulturellen Kiez in Dresden, vor einem Plakat für ein kleines Musikfestival. Es wirkte interessant, aber er kannte viele der Künstler nicht. Was macht man dann? Man nimmt sein Smartphone und sucht… Daraus entstand dann die Idee, Plakate oder Flyer scannen zu können, um alle relevanten Eventinfos wie Line-Up, Running Order, die Location usw. zu bekommen. Eine digitale Lösung direkt auf deinem Smartphone. Da war eine einfache Event-App der perfekte erste Schritt in diese Richtung. Am Ende sollte sich der Teilnehmer dann auch direkt ein Ticket kaufen können.

Mit LineUpr kann sich jeder Veranstalter seine App selbst bauen. Klingt absolut plausibel. Ich kann mir aber vorstellen, dass bislang vor allem Business Events und Tagungen den Wert einer Event-App erkennen. Wer sind eure Kunden aus dem Livemusik-Bereich?

Vollkommen richtig. 99 % unsere Kunden stammen aus dem Businesssektor. Aber auch ein paar Live-Musik Perlen sind dabei. Etwa das SPEKTRUM Musikfestival aus Hamburg oder diverse Stadtfeste. Dieses Jahr waren wir das digitale Programmheft bei Münster Mittendrin und bei der Bunten Republik Neustadt. Daneben werden wir auch für viele Kulturevents wie Filmfestivals genutzt. In Dresden arbeiten wir seit 2015 auch mit dem Medienkulturfestival zusammen. Viele dieser Kulturevents sponsern wir mit einer Event-App.

Was macht eine gute Event-App aus? Was ist heute möglich und notwendig?

Das hängt sehr stark von den Bedürfnissen des Veranstalters und seiner Zielgruppe ab. Eine Event-App ist kein Selbstzweck! Sie muss Teilnehmer an die Hand nehmen aber nicht ablenken. Dafür sind die einen Features geeigneter als andere.

Wir haben bei LineUpr z. B. sehr lange keine Chatfunktion zwischen den Teilnehmern angeboten, weil es auf ganz vielen Events einfach nicht funktionierte. Veranstalter haben sich das romantisiert vorgestellt. Letztlich entscheiden aber die Teilnehmer, was sie nutzen wollen. Jetzt haben wir dieses Feature doch umgesetzt, weil wir immer mehr Kunden haben, die mit uns Kunden- und Mitarbeiterevents durchführen. Hier möchten sich viele Teilnehmer bereits im Voraus zum Event austauschen bzw. Treffen vereinbaren. Da bietet sich die App einfach perfekt an, statt auf E-mail oder andere Dienste auszuweichen.

Ein anderes Beispiel sind die Social Media Walls, also der Livestream zu allen aktuellen Online-Erwähnungen. Diese wurden früher von fast jedem Kunden gewünscht. Unsere Erfahrungen zeigen aber, dass diese Streams oft eher traurig aussehen. Der Veranstalter postet fleißig, aber die Teilnehmer haben kein Interesse daran.

Auch Gamifications-Features, also die Einbindung von spieltypischen Elementen wie z. B. Erfahrungspunkte, Highscores, Fortschrittsbalken, Ranglisten, virtuelle Güter oder Auszeichnungen zur Motivationssteigerung, klingen für Veranstalter oft sehr interessant. Ich finde sie eher kontraproduktiv. Das Publikum soll auf dem Event Spaß haben und nicht ständig am Smartphone hängen. Einer von wenigen Vorteilen des gedruckten Programmhefts ist, dass man es nach der Informationssuche wieder weglegt. In einer App kann man mehrere Minuten mit Hin-und-her-Klicken verbringen ohne zu merken, wie viel Zeit dabei vergeht.

Wie sieht deine perfekte App im Livemusik-Bereich aus?

• Die perfekte Live-Event-App enthält alle Informationen, die für mich als Teilnehmer interessant sein könnten.
• Diese Informationen sind immer aktuell.
• Sie sind schnell und einfach zu finden und die App-Nutzung empfinde ich als spaßig.
• Ich habe die Möglichkeit Fragen zu stellen.
• Mit der App kann ich direkt meine Getränke an der Bar kaufen.
• Sie dient auch als Ticket für das Event.
• Über die App begleitet mich der Veranstalter vor, während und nach dem Event, macht Lust auf mehr und sorgt damit bei mir für ein großartiges Eventerlebnis.

Wenn die App fertig ist: wie aufwändig ist für Veranstalter die Betreuung? Brauche ich dafür ein Team?

In der Regel ist die Erstellung der App am zeitaufwendigsten – bei LineUpr aber tatsächlich ein Klacks und in wenigen Stunden gemacht. Wenn man ordentliche Arbeit geleistet hat und alles vorbereitet ist, dann ist die Betreuung ein Kinderspiel. Meist wird das dann von einer Person im Team, meistens aus dem Marketing, übernommen, die das parallel zu anderen Kommunikationsinstrumenten betreut.

Ab welcher Live-Event-Größe empfiehlst du eine eigene App?

Ich würde grob ab 500 Teilnehmer und ab 5 Künstler sagen. Dazwischen gibt es aber natürlich auch noch einige Schattierungen.

Warum ist es wichtig, seine Eventkommunikation einfach selbst machen zu können?

Wie gesagt, die Eventkommunikation ist einfach ein entscheidender Erfolgsfaktor. Im Studium habe ich mal gelernt, dass du niemals die wichtigen Bereiche des eigenen Geschäfts an externe Partner auslagern solltest. Damit verlierst du einfach die Kontrolle und begibst dich in Abhängigkeiten. Über die Kommunikation erhalten Veranstalter einen direkten Draht zu potenziellen Teilnehmern, was extrem wertvoll ist.