Dez 07, 2018

Schritt für Schritt: Der Weg zum perfekten Event

 

Einen Event zu erleben ist eine Sache. Einen Event zu organisieren eine ganz andere. Eine Bühne aufzubauen, ein paar Bands zu buchen, ein bisschen Werbung machen und einen Getränkestand hinstellen: so leicht ist es eben nicht, eine gelungene Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Die Grundlagen des Eventmanagements solltest du dazu schon kennen.

Einmalige Erlebnisse schaffen

So unscharf der Begriff „Event“ auch manchmal verwendet wird, so klar ist doch im Allgemeinen, dass es sich hierbei in erster Linie um ein Erlebnis handelt, zumindest aus der Perspektive der Menschen, die einen Event besuchen. Daraus ergeben sich wiederum einige Kriterien, die bei aller begrifflichen Unschärfe (ein Event kann schließlich vom Musikkonzert über eine Theateraufführung bis hin zu einer Sportveranstaltung so ziemlich alles sein, die Definitionen sind entsprechend weitläufig) erfüllt sein sollten.

Der vielleicht wichtigste Aspekt: ein Event sollte in jeder Hinsicht einmalig und einzigartig sein. Das ist im Prinzip so banal, dass es erwähnt werden muss. Denn auch wenn es für euch als Veranstalter*innen vollkommen klar ist, dass das, was ihr da gerade organisiert, für euch ganz sicher einen einmaligen Charakter hat, für die Besucher*innen ist das vielleicht nicht so eindeutig. Der Wettbewerb im Eventbereich ist schließlich groß genug, um zwischen der Konkurrenz zu verschwinden. Besonders dann, wenn das Konzept nicht als so einmalig und einzigartig wahrgenommen wird, wie es in euren Augen ist.

Sich über die potenzielle Zielgruppe, deren Erwartungen und die möglichen Konkurrenzveranstaltungen zu wenig Gedanken zu machen, weil ihr von eurer Idee absolut überzeugt seid, gehört zu den Fehlern bei der Organisation, die ihr unbedingt vermeiden solltet. Besteht für die Besucher*innen kein Anreiz, zu eurem Event zu kommen, wird es mit dem Erfolg schwierig.

Erlebnis & Emotion: Das Warum

Eine der wichtigsten Fragen rund um die Organisation eines Events ist die nach dem „Warum“. Allerdings nicht das „Warum richte ich diesen Event aus?“-Warum, sondern das „Warum kommen die Leute auf meinen Event?“-Warum. Die Gründe dafür können durchaus unterschiedlich sein, dennoch solltet ihr nicht vergessen, dass eure Besucher kommen werden, um einige ganz grundlegende Bedürfnisse zu befriedigen.

Die werden sie vielleicht nicht explizit äußern und es, solltet ihr sie fragen, bei einem „Ich will unbedingt Band XY live sehen“ belassen. Aber das ändert nur wenig daran, dass sich dahinter bestimmte Erwartungen verbergen. Die Möglichkeit, soziale Kontakte zu Gleichgesinnten zu pflegen beispielsweise oder schlicht und ergreifend der Genuss von etwas Außeralltäglichem, von einer emotionalen Erfahrung. Grundsätzlich drehen sich Events um drei Komponenten, die allerdings unterschiedlich gewichtet sein können (und von den Besucher*innen auch ganz sicher individuell anders gewichtet werden):

  • Wissen umfasst die Aspekte des Events, die das Weltbild der Besucher*innen erweitern können, durch neue Informationen etwa oder durch die Auseinandersetzung mit dem Weltbild, das auf der anderen Seite die auftretenden Künstler*innen präsentieren.
  • Genuss ist ziemlich eindeutig, hierbei geht es darum, wie die Besucher*innen den Event erleben, sowohl in puncto Sinneseindrucke wie auch Interaktion. Dieser Aspekt dürfte für die meisten Menschen im Vordergrund stehen.
  • Herausforderung klingt erst einmal wie ein Widerspruch zum Genuss. Tatsächlich ergibt der sich aber vielfach erst durch den Wechsel mit der Herausforderung, wenn aus Anspannung Entspannung wird. Ein wichtiger Faktor, um ein positives Erlebnis zu kreieren.

Eventmanagement: Das Wie

Wenn also in den Grundzügen klar ist, was die Besucher*innen von eurem Event erwarten, kann es an die konkrete Planung gehen. Dabei ist immer zu berücksichtigen, dass die Teilnehmer*innen der Maßstab sind, an dem sich alle Planungsmaßnahmen zu orientieren haben. Dazu gehört eben auch ein für sie kurzweiliges Event, bei dem es dank eines festgelegten Ablaufs zu keinen Pannen kommt.

Damit genau das nicht passieren kann, ist Struktur unerlässlich für das gesamte Eventmanagement. Empfehlenswert ist daher, von Beginn an verschiedene Phasen und die dazugehörigen Aufgaben festzulegen: Anfangen mit der Ideenfindung über die Konzeption, die konkrete Planung, die unmittelbare Vorbereitung bis hin zur Durchführung und der Nachbereitung.

Die zentralen Fragen, die dabei immer präsent sein müssen: Wie kann das Event zu einem Erlebnis für die Besucher gemacht werden? Unter dem Stichwort „Erlebnisorientierung“ geht es um die Ziele und notwendigen Maßnahmen, die es für ein emotional ansprechendes Erlebnis braucht. Was zeichnet euren Event aus? Das ist euch in eurer Rolle als Veranstalter und Initiatoren vielleicht klar, dennoch sollte dieser Aspekt klar formuliert sein, damit er bei allen Planungs- und Umsetzungsschritten berücksichtigt werden kann.

Keep It Simple & Safe

Grundlage, damit ein Event wirklich das beabsichtigte, einmalige Erlebnis wird, ist und bleibt die solide Planung und strukturiertes Vorgehen. Für die gesamte Entwicklung eures Events sollte deshalb die bekannte Maßgabe KISS gelten: Keep It Simple and Safe. Gemessen am organisatorischen Aufwand und der vielen Details, die es rund um einen Event zu bedenken gilt, mag das wie blanke Ironie klingen, allerdings ist es alles andere als das.

Je komplexer die Veranstaltung insgesamt wird, umso wichtiger ist es, dass alle Einzelelemente Location, Ticketing, Bands/Acts, Verpflegung etc. klar und systematisch organisiert sind. Auf diese Weise greifen sie dann letztendlich auch zum berühmten Großen Ganzen zusammen und das ist ja immer, ein Erlebnis zu schaffen, an das sich die Teilnehmer gerne und lange erinnern.

Stellt euch vor, ihr macht einen Event. Und keiner geht hin…

Eine der Voraussetzungen hierfür ist allerdings, dass diese Besucher überhaupt zu eurem Event kommen. Eventmanagement sollte deshalb nicht ohne Eventmarketing gedacht werden. In Zeiten, in denen die sozialen Medien allgegenwärtig und auch für alles nutzbar sind, eine leichte Aufgabe, oder?

Ja und nein. Leicht ist zum Beispiel der Zugang zu den verschiedenen Kanälen und Social Media Tools, die für die Öffentlichkeitsarbeit wichtig sind und über die sich die Zielgruppe passgenau erreichen lässt. Etwa über Promotionaktionen auf Facebook oder in dem ihr auf Influencer setzt, die für euch die Leute mobilisieren. Die Möglichkeiten sind alle da, ihr müsst sie nur richtig für euch und eure Zwecke nutzen.

Das ist aber gleichzeitig das Stichwort für euer Eventmarketing und die Öffentlichkeitsarbeit insgesamt: Ihr müsst es richtig machen. Es geht schließlich nicht allein darum, im Vorfeld ordentlich die Werbetrommel zu rühren, sondern genauso darum, euren Event medial von der Ankündigung bis zur Durchführung zu begleiten und im Anschluss nachzubereiten. Wie bei der Planung und Organisation im Allgemeinen, ist auch bei den Public Relations strukturiertes Arbeiten gefragt, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Das kann durchaus eine nicht zu unterschätzende Herausforderung sein, nicht zuletzt deshalb, weil die Nutzer sehr viel schneller auf Nachrichten reagieren und diese Reaktionen eine sehr viel größere Wirkung, positiv wie negativ, entwickeln können.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Schritte zum Event

Abschließend fassen wir euch noch einmal kurz die wichtigsten Punkte zusammen, denen ihr als Veranstalter unbedingt Aufmerksamkeit schenken solltet:

  • Nach der Ideenfindung müssen die Ziele definiert werden. Was wollt ihr generell und welche Ziele müssen dazu für die Organisation festgelegt werden?
  • Ein ganz wichtiger Punkt für die gesamte folgende Planung ist die Zielgruppenanalyse.
  • In der Konzeptionsphase geht es zunächst darum, ein grobes Konzept auszuarbeiten und die möglichen Highlights abzuklären. Dabei könnt ihr gleich auch Name, Ort und Zeit eures Events festhalten.
  • Für das weitere Vorgehen empfiehlt sich die Ausarbeitung des konkreten Plans: Ihr könnt euch dazu an wichtigen Meilensteinen (Entscheidung für den Start der Vorbereitungen, Start der Anlaufphase etc.) orientieren und anschließend in die Detailplanung gehen.
  • Diese Maßnahmen sollten in einem fertigen Eventkonzept inklusive des geplanten Eventablaufs münden. Die dazugehörigen Projektpläne können dann Schritt für Schritt abgearbeitet werden.
  • Einen Aspekt dürft ihr bei der ganzen Organisation auf gar keinen Fall vergessen: Was ihr tut, tut ihr für die Menschen, denen ihr mit eurem Event ein unvergessliches Erlebnis bescheren wollt. Diese Menschen sollten deshalb immer euer Gradmesser bei allen Entscheidungen sein.