Apr 20, 2019

Bürotätigkeiten eines Veranstalters

 

Event-Manager*in ist ein toller, abwechslungsreicher Beruf – spannende Veranstaltungen gehören zum Alltag, kein Event ist wie das andere. Aber neben den Tätigkeiten vor Ort wie Location-Scouting und der Überwachung der laufenden Veranstaltung gibt es noch weitere Pflichten, denen erfolgreicher Veranstalter*innen und Planer*innen nachkommen müssen, namentlich die hinterm Schreibtisch. Auch wenn man sich als Veranstalter*in nicht ganz so viel Zeit im Büro vorgestellt hat: Wir geben einen Überblick über Tätigkeiten, die zwar am Schreibtisch stattfinden, aber letztendlich für einen reibungslosen Ablauf von größter Wichtigkeit sind.

Buchführung & Budgeting

Egal welche Art Event, ohne Geld geht leider meist nichts. Insbesondere bei Musik-Gigs wird viel mit Gagen und Honoraren gearbeitet. Sofern dann auch eine größere, kostenpflichtige Location mit Ticketpreisen genutzt wird, hat man es bald mit sehr vielen Zahlen zu tun. Daher ist es Pflicht als Veranstalter*in, über sämtliche Kosten und Einnahmen sauber Buch zu führen und den Überblick über das Budget und alle Rechnungen zu behalten.

Eine klassische Buchhaltung ist also bereits für erstmalige Veranstalter*innen dringen zu empfehlen und für „Wiederholungstäter*innen“ oder professionelle Eventplaner*innen ohnehin unabdingbar. Damit Planung und Buchhaltung in Personalunion auch klappen, ist es empfehlenswert, für Budget und Buchhaltung Vorlagen oder spezialisierte Software zu nutzen. Eine moderne Finanzsoftware für Unternehmen löst dies meistens schnell und ist auch ohne vorherige Erfahrung in diesem Bereich verwendbar. Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Dokumentation aller Belege lassen sich so unter einem Dach mit einem Business-Software-Paket verwalten.

Im Vorfeld des Events muss das Budget entsprechend kalkuliert werden. Natürlich werden sich geschätzte Kosten während der Planungsphase wieder und wieder ändern, je nach Deals, die dabei geschlossen werden. Besonders bei den ersten Veranstaltungen ihrer Art benötigt man dafür zu Beginn etwas Fingerspitzengefühl und einige Nachforschungen bezüglich üblicher Preise.

Behördliche Aspekte

Es gibt eine Vielzahl an Richtlinien, die dringend befolgt werden müssen – wird dies vernachlässigt, so droht ein Event-Stopp oder Strafzahlungen. Besonders, da es so viele verschiedene Stolperfallen gibt, ist eine vollständige Planung und umfassende Vorabinformation wichtig.

Eines der ersten Stichwörter, die hier fallen, ist die GEMA-Gebühr, die bei öffentlichen Veranstaltungen anfällt. Diese fällt an, wenn:

  • kommerzielle Bands auftreten, deren Musik GEMA-geschützt ist.
  • Bands diese Musik covern.
  • DJs geschützte Musik auflegen.
  • Pausenmusik vom Band läuft.

 

Dabei sind die Tarife von verschiedenen Faktoren abhängig, im Fall von Konzerten beispielsweise von Eintrittspreis und der Veranstaltungsfläche. Wird die Gebühr nicht bezahlt, kann zur Strafe eine doppelt so teure Nachzahlung winken.

Grundsätzlich müssen Veranstalter eine Haftpflichtversicherung abschließen, die für den Zeitraum des Events gilt. Um weitere Probleme zu vermeiden, sollte auch die Gesetzeslage beachtet werden – allen voran das Jugendschutzgesetz. Doch bezüglich Veranstaltungen und Versammlungen gibt es noch viele weitere Gesetze und Auflagen, die dringend befolgt werden müssen. Ein Event-Manager muss sich also dringend im Vorfeld erkundigen, welche Regeln für den jeweiligen Fall gelten, um frühzeitig alle Probleme zu vermeiden.

Zusätzlich muss man vor der Veranstaltung verschiedene Genehmigungen beantragen. Ohne diese Zulassungen kann eine Veranstaltung zu jedem Zeitpunkt vom Ordnungsamt abgesagt oder geschlossen werden. Dafür müssen viele Aspekte geklärt werden, wie zum Beispiel:

  • Open Air: Nutzungsgenehmigung des Verkehrsraumes. Wenn die Veranstaltung beispielsweise auf einem Straßenabschnitt stattfindet, muss diese Nutzung beantragt werden.
  • Ausschankgenehmigung: Für den Verkauf alkoholischer Getränke ist eine zeitlich beschränkte Zulassung notwendig. Die zuständige Behörde variiert dabei je nach Bundesland.
  • Sicherheitsabnahme: Ordnungsamt und Feuerwehr wollen die Gewissheit, dass das Sicherheitskonzept einwandfrei ist. Bestehen Fluchtwege, angemessene Security-Präsenz, werden Feuergefahren vermieden, wie viele Besucher*innen sind für die Location maximal zulässig?
  • Lärmbelästigung: Je nach Location und Veranstaltung gelten unterschiedliche Grenzwerte. Möglicherweise müssen Musiker*innen informiert werden, dass eine bestimmte Uhrzeit keineswegs überschritten werden kann.

 

Eine Tabelle oder Projekt-Checkliste im Büro, die alle diese Aspekte zusammenfasst, ist dringend zu empfehlen, damit der Überblick über alle Verpflichtungen nicht verloren geht.

Networking & Kommunikation

Guter, erfahrene Veranstalter*innen hat Beziehungen und eine lange Kontaktliste. Denn bei der Abwicklung insbesondere der behördlichen Pflichten und Deals mit Partner*innen wie etwa Musiker*innen oder Örtlichkeiten verbringt man viel Zeit am Telefonhörer.

Diese Verbindungen müssen aufgebaut und gepflegt werden. Besonders das Booking von Locations und Künstler*innen wird stark vereinfacht, wenn eine persönliche Verbindung zu den Ansprechpartner*innen besteht. Auch, wenn behördliche Genehmigungen in einem beschränkten Zeitrahmen beantragt werden müssen, hilft es enorm, wenn ein positives Verhältnis zum zuständigen Amt gepflegt wird. Klassisches Networking ist also eine ungemein wichtige Tätigkeit für Veranstalter*innen, die sie aktiv betreiben sollten. Natürlich ist die reine Bekanntschaft nicht ausreichend – wer für einfache, zuverlässige Zusammenarbeit bekannt ist, hat gute Chancen beim nächsten Gig.

Marketing

Wer nicht das Glück hat, eine Kultveranstaltung zu betreiben, die sich per Mundpropaganda wie ein Lauffeuer verbreitet, kommt ohne ein detailliertes Vermarktungskonzept nicht aus. Dazu gehört weit mehr, als in sozialen Medien die Veranstaltung zu bewerben und eventuell Flyer zu verteilen. Im Rahmen des Budgets und in Hinblick auf die Zielgruppe muss man sich also für die richtigen Kanäle entscheiden. Wer hier betriebswirtschaftliche Werkzeuge wie eine Milieustudie anwenden kann, hat Vorteile.

Schon vor der Ideenfindung für ein Event sollte man also die nötige Marktforschung betreiben. In welchen Bereichen gibt es Interesse und Raum für weitere Gigs? Ist beispielsweise in der Region die Konkurrenz bei elektronischer Musik sehr hoch, kann es schwierig sein, ein Alleinstellungsmerkmal für ein erfolgreiches Event zu finden. Wenn hingegen viele Bewohner regelmäßig weite Wege antreten, um Rockkonzerte zu besuchen, kann ein Event vor der Haustür zu einem Selbstläufer werden.

Auch im Rückblick auf einen erfolgreichen Abend gibt es viel zu Papier zu bringen, denn nach dem Event ist vor dem Event. Feedback von Besucher*innen muss gesucht, gesammelt und evaluiert werden. Wer die richtigen Aspekte aus den Rückmeldungen herausfiltert und direkt reagiert, kann direkt auf die Zielgruppe zugehen und Anpassungen nach deren Wünschen durchsetzen. Spürbare Verbesserungen sprechen sich schnell rum und stärken den Ruf der Veranstaltung.